Cualquier trabajo serio, tanto en el ámbito académico con en la empresa privada, debe contar con una bibliografía. Ya sea un trabajo universitario de una asignatura, una memoria técnica o un artículo científico es necesario documentarse y realizar una extensa revisión bibliográfica.
Siempre debemos basarnos en trabajos previamente publicados para poder justificar nuestras afirmaciones. Cada cita debe estar correctamente atribuida a su autor y a la obra en la que aparece. Esto otorga solidez a nuestra discusión y nos permite situar al lector en el contexto del tema que estamos tratando: haciéndolo ver qué se ha estudiado y qué está pendiente por estudiar. Y por su puesto, cuál es la novedad que aporta nuestro trabajo.
Un artículo científico en una revista especializada puede contener decenas y decenas de citas bibliográficas. Como imaginaréis, es un trabajo ENORME el preparar y organizar toda esa bibliografía. Hay que buscar los artículos en diferentes fuentes, leerlos, buscar las referencias que nos interesan, insertarlas en nuestro texto y luego colocar la bibliografía al final del documento.
La información básica de una obra que debe aparecer en una bibliografía suele contener los siguientes apartados:
- Autores
- Título del artículo/capítulo
- Año de publicación
- Título de la revista/libro
- Volumen
- Páginas
Sin embargo, cada revista tiene su propio estilo de cita, lo que complica el asunto enormemente. El orden de los distintos elementos varía, así como el formato (partes en negrita o cursiva) o la forma de citar el nombre de la revista, que puede ir completo o con unas abreviaturas estandarizadas, son sólo algunas de las cosas que traen de cabeza al investigador a la hora de enviar un artículo a una determinada revista científica.
Realizar todo este proceso cada vez que se escribe un artículo, libro o memoria es agotador y consume un montón de tiempo. Por eso surgieron los gestores bibliográficos.
Cuando se trabaja en un artículo la vida se mide en cafés y tés 😛
Hay muchos programas que nos facilitan la tarea de crear una bibliografía sólida. Mantienen un listado de nuestros documentos y papers y tienen diversos estilos de bibliografía que se adaptan a las principales revistas y publicaciones científicas y nos dejan darle formato automáticamente. Además, muchos permiten insertar las citas directamente en el texto mientras escribimos y colocar automáticamente la referencia completa en la bibliografía. Limpio, rápido, cómodo y eficaz.
Pero de todos estos programas mi favorito es Mendeley. ¿Y qué tiene este programa que no tengan otros?
Sencillez y gratuidad
En mi opinión su punto fuerte es su sencillez. La interfaz es muy amigable e intuitiva y cuenta con algunas características muy interesantes que lo hacen destacar sobre el resto. Y además es gratis
Yo anteriormente había probado otros programas como Endnote (de pago) o Bibus (software libre, aunque no sé si se ha detenido su desarrollo). Pero cuando conocí Mendeley fue amor a primera vista.
Una vez instalado el programa ya directamente puedes empezar a trabajar con él. Puedes importar tus documentos en bloque desde otros programas, si los exportas en el formato adecuado (*.bib, *ris, *.xml). También puedes añadir documentos manualmente, mediante un importador web o simplemente arrastrando el documento PDF a la ventana del programa.
Esta última función es tremendamente útil. Si el PDF está correctamente formateado (que no es siempre el caso), el programa importará automáticamente todos los datos y los colocará en su casilla correspondiente. En caso de que haya problemas en la importación aparecerá una llamada en el menú lateral izquierdo, diciendo que hay documentos que necesitan revisión.
Todas estas características no siempre funcionan al 100%, por lo que es bueno revisar los documentos una vez insertados. Esto puede ser largo y tedioso al principio si estás migrando toda tu bibliografía desde otro software, pero cuando importas unos pocos artículos se vuelve tremendamente sencillo.
Organización
Además, el programa te permite organizar todos los documentos PDF que tengas asociados a tus entradas bibliográficas. Puedes elegir que los ordene por autor, por año, por revista…. así como combinar los distintos niveles. Además cuenta con un sistema que detecta los posibles duplicados de tu base de datos y te permite unirlos en una única entrada. Por si fuera poco, puedes configurar una serie de carpetas que el programa monitorizará para detectar si hay algún nuevo PDF e importarlo automáticamente.
Seguridad
Además, si tienes una cuenta en la web de Mendeley, el programa realizará una copia de seguridad tanto de tu base de datos como de tus PDF, de modo que si por cualquier razón tienes que formatear el ordenador, lo pierdes o te lo roban siempre tienes una copia online. Vuelves a instalar el programa y automáticamente descarga todos tus datos. Como si nada hubiese ocurrido.
Integración
El programa se integra tanto con Microsoft Word (puedes descargar la versión de prueba para tu sistema operativo en descargarwordgratis.net) como con OpenOffice y LibreOffice (los principales procesadores de texto libres que puedes descargar aquí y aquí). Si instalas el plugin (que se hace desde el menú “Tools”) te aparecerá una barra de herramientas en tu procesador de textos y podrás insertar la cita que quieras (correctamente formateada) y añadirá la referencia a tu bibliografía automáticamente. Además, el programa está disponible para Windows, Mac, Linux, iOS y, próximamente, Android (aunque mientras tanto hay algunas alternativas). ACTUALIZADO: ¡ya existe versión oficial de Mendeley para Android!
La interfaz del programa es limpia y con mucha información de un vistazo
Multitud de extras
Si aún no te han convencido las bondades de Mendeley puedo enumerarte algunas más. Presenta un visor de PDF interno, por lo que puedes ver tus documentos sin necesidad de otros programas, directamente en una pestaña dentro de Mendeley. Además puedes seleccionar, copiar y pegar texto del PDF, así como subrayar y añadir notas. Sin embargo, éstas sólo serán visibles en el programa, no si exportas o guardas una copia del PDF. Pero es tan cómodo que yo siempre leo en el visor de Mendeley.
Y para los que os gusten las redes sociales, Mendeley tiene la suya propia. De ciencia, por supuesto. Al hacerte una cuenta no sólo consigues espacio para hacer copias de seguridad de tu bibliografía, sino que también puedes crear tu perfil en su red social. Yo, aunque estoy inscrito, no la uso realmente. Pero quizás a alguno os pueda interesar 
Por último incluye también un buscador de bibliografía dentro del mismo programa. Puedes realizar búsquedas de artículos, capítulos de libros, etc. Yo, personalmente, prefiero usar la Web of Science o Google Académico para mis búsquedas. Cuestión de gustos
¿Por qué usar un gestor de bibliografía?
Una gran ventaja de este tipo de programas (ya que no es exclusiva de Mendeley), es el poder encontrar rápidamente cualquier referencia, cualquier paper, cualquier capítulo de libro en tu base de datos. El buscador interno de Mendeley funciona razonablemente bien, aunque es una característica que creo que tiene un importante margen de mejora.
Una vez terminado el documento con su correspondiente bibliografía puedes exportarlo en formato Word sin los campos dinámicos que tiene para evitar problemas de conversión y demás. Pero guardar el documento original posee la gran ventaja de que, en caso de tener que cambiar el formato de toda la bibliografía (como ocurre si tu es rechazado y tienes que mandarlo a otra revista), el proceso es automático. Seleccionas el nuevo estilo, lo aplicas y listo. Nada que ver con tener con el tedioso proceso de cambiar una a una cada cita y cada referencia del documento, con el consiguiente riesgo de saltarse alguna.
Otra gran ventaja de usar estos gestores es que solucionan el problema de que queden citas sueltas sin su correspondiente referencia bibliográfica o viceversa. Si añades una cita, se añade la referencia. Si la borras, igualmente se elimina la referencia. Eso ahorra mucho tiempo a la hora de revisar un documento, os lo aseguro.
Conclusión
Si no tenéis ya un programa de gestión bibliográfica, estáis tardando. Cuanto antes comencéis vuestra base de datos de papers, libros, tesis y otras publicaciones, menos tedioso será ponerlo en pie. Uno de los quejas más repetidas que he oído respecto a adoptar uno de estos gestores es:
Bufff, si es que tengo un montón de artículos y tengo que pasarlos todos…
Esto ya no es excusa. No al menos con Mendeley, que te hace buena parte del trabajo automáticamente. Y aún así, mejor hacerlo cuando tienes 200 artículos que con 500. Mi base de datos supera ya el millar de artículos. No puedo imaginarme cómo lo haría si sólo tuviese los paper en papel o en una carpeta en PDF. ¡Vaya locura!
Una vez que probéis uno de estos gestores ya no querréis cambiar. Y para mí, Mendeley es la mejor alternativa, tanto por sus características como por su maravilloso precio: GRATIS.
Existen versiones Premium personales y de equipo, donde te ofrecen mayor capacidad de almacenamiento y algunas ventajas para grupos. Pero a mí me sobra con el almacenamiento que ofrece la cuenta gratuita.
¿Vosotros usáis algún programa de gestión bibliográfica? ¿Cuál es vuestro favorito? ¿Conocéis más opciones interesantes? Os espero en los comentarios y en las redes sociales. ¡Vuestra opinión me interesa mucho!
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